1. Finalidad

    El SUN WORLD 2019 es un evento de carácter internacional y de especial interés para el Perú, que tiene por finalidad la promoción y atracción de las inversiones en energía solar así como la de dar a conocer los últimos avances en tecnología para el uso de energías renovables.

    Este evento contará con un calendario de exposiciones y ponencias magistrales, reuniones de alto nivel así como una zona de exhibiciones.

  2. Organización y ubicación

    La organización del evento se encuentra a cargo del Ministerio de Energía y Minas del Perú (MINEM) y cuenta con el apoyo de la International Solar Alliance (ISA).

    La Exhibición del Sun World se desarrollará los días 12, 13 y 14 de noviembre de 2019 de 09:00 a 18:00 horas, en el primer nivel del Centro de Convenciones de Lima, ubicado en el distrito de San Borja, Lima, Perú.

  3. Exhibidores

    Son calificados como Exhibidores:

    • Empresas con Tecnología en Energías Renovables
    • Inversionistas y Organismos Multilaterales orientados a Energías Renovables
    • Entidades Gubernamentales con interés en Energías Renovables
    • El Sector Académico de las Energías Renovables
    • Emprendedores: pequeños y medianos en el sector Energías Renovables
    • Gobiernos Regionales con desarrollos e interés en Energías Renovables
  4. Anulación de participación

    Sin aceptar responsabilidad alguna, El Organizador se reserva el derecho de anular la participación y/o cerrar cualquier stand, temporal o definitivamente – aún durante el evento-, al Exhibidor que incumpla las disposiciones de este Reglamento o las nuevas disposiciones que pudiera dictar El Organizador.

  5. Cambio de razón social o nombre legal

    Si el Exhibidor se viese en la necesidad de cambiar la razón social o nombre comercial con la que originalmente solicitó ser aceptado, deberá informarlo por escrito al Organizador al menos 30 días antes de la fecha de inicio del Sun World 2019. Así mismo, deberá acreditar que la nueva razón social pertenece al mismo grupo empresarial, a fin de evitar conflictos de cualquier índole.

    El Exhibidor no podrá ceder parcial ni totalmente el área del stand asignado a ninguna otra empresa o institución.

  6. Distribución de los stands

    El Organizador distribuye los stands de acuerdo a conglomerados y orden de confirmaciones recibidas, según la fecha de recepción de su Carta de Intención, Carta Compromiso y Ficha de Registro; Sin embargo, el Organizador tendrá derecho a realizar cambios en la asignación de espacios por motivos extraordinarios, de seguridad y/o de protocolo, siempre en beneficio del buen desarrollo de la Exhibición.

  7. Características de los stands

    Estarán disponibles Stands de 9m² (3×3) y de 12m² (3×4) con componentes de Exhibición Octarnom; estructuras verticales y horizontales con perfiles de aluminio ionizado, paneles aglomerados de madera de 15mm con revestimiento melamínico de color blanco en ambos lados. Cada stand contará con un friso para identificación el cual deberá llevar únicamente el nombre de la empresa o institución Exhibidora, habilitado en alucobond y revestido con vinyl autoadhesivo impreso en alta resolución (1440 DPI). Se usarán tintas ecológicas, full color y acabado mate.

    Sólo se considerará doble friso a los stands que se ubiquen en esquinas.

    En cuanto a mobiliario, la organización facilitará 1 mesa y 2 sillas por cada stand. De requerir mobiliario adicional, éste deberá ser proveído por el Exhibidor y armonizar con el mobiliario que haya recibido junto con el Stand.

    En cuanto a facilidades eléctricas y de internet, la organización proveerá las conexiones eléctricas básicas e internet vía wi-fi.

  8. Montaje y desmontaje

    1. Montaje

      Sólo podrán ingresar para el montaje de los stands, las personas que presenten su Pase de Montaje/Desmontaje, los mismos que serán entregados por el Organizador. El Exhibidor podrá efectuar los trabajos de instalación y decoración con su respectivo proveedor únicamente el 9 y 10 de noviembre de 2019.

      Todas las obras de instalación y decoración deberán estar completamente terminadas el día miércoles 06 de noviembre a las 17:00 horas; por lo que no se permitirá realizar trabajo alguno después de la fecha y hora establecida.

      El Exhibidor debe tener su espacio asignado, debidamente acondicionado para la exhibición, libre de escombros, cajas y materiales.

      Todo material de embalaje y desperdicios deberá ser retirado del recinto antes de la hora de término del plazo para montaje.

      Además, cada Exhibidor deberá tener en cuenta lo siguiente:

      • Evitar el uso de pintura, pegamento, clavos, grapas, chinches o cualquier material que pueda dañar en alguna forma la integridad de los paneles y/o estructuras de aluminio.
      • En el caso que los componentes del stand, sufrieran algún daño durante el montaje, días de exhibición y desmontaje, será responsabilidad del Exhibidor y éste se hará responsable de cubrir el valor de su reposición o reparación, el cual será calculado por el Organizador. Asimismo, no se permitirá la salida de bienes, materiales y equipos ingresados por el Exhibidor y/o Contratista, en tanto no se responda por daño causado, en caso lo hubiese.
      • El Expositor respetará estrictamente el horario establecido para el armado y/o decoración de su espacio contratado.
      • La altura máxima permitida para la decoración de stand, será de 4.00 mt., coordinada con la empresa que el equipo organizador sugerirá, con la única intención de mantener armonía y un área de exhibición profesional y de buen nivel.
      • No está permitido pintar o cambiar el aspecto original, ni las alfombras de los módulos, debiendo ser dejados en el mismo estado en que fueron recibidos.
      • Todos los trabajos de construcción, decoración, e instalación, serán por cuenta, riesgo y responsabilidad de cada Exhibidor.
      • Los muebles, accesorios y demás elementos de decoración que provea cada Exhibidor, deberán ser presentados en óptimas condiciones, en buen estado o nuevos.

      El Organizador está facultado para detener cualquier trabajo que considere inadecuado.

      El cableado o conexiones eléctricas realizadas para la decoración en el módulo, deberán ser coordinados previamente con el Organizador. Se deberá usar únicamente cable vulcanizado trifásico, de forma tal que éstas puedan ser auditadas por el personal de Defensa Civil del Perú. Cualquier otra conexión que no cumpla este requisito será retirada por el Organizador.

    2. Desmontaje

      • Está prohibido retirar objetos de exposición o desmontar los módulos antes de finalizada la clausura de la Feria.
      • El horario para el desmontaje y retiro de la mercadería está establecido por el Organizador, como único día: sábado 16 de noviembre de 2019 en horario de 08:00 a 17:00 horas.
      • Todo Exhibidor, sin excepción, deberá mostrar su Pase de Desmontaje para poder ingresar a la zona de Exhibición, caso contrario no será posible su ingreso.
      • Se recomienda que El Exhibidor cuente con personal en su módulo hasta haber desalojado totalmente la mercadería e instalaciones que hubiese construido dentro de su stand.
      • Los materiales de decoración y la mercadería exhibida podrán ser retirados a la presentación de una Ficha Logística y la hoja de retiro de mercadería, visado por Seguridad del Centro de Convenciones.
      • El Organizador tendrá la libertad para trasladar, por cuenta y riesgo del Exhibidor, los materiales de decoración y la mercadería que no hayan sido retiradas dentro del periodo de desmontaje. Todos los gastos y riesgos ocasionados por estos trabajos serán a cargo del Exhibidor.
    3. Prohibiciones del Montaje

      • Queda prohibida la pulverización de pinturas en el interior del recinto ferial sobre cualquier clase de objeto.
      • No está permitido el uso de artefactos que funcionen a gas, kerosene u otro combustible inflamable.
      • No se permite el funcionamiento de motores a combustión. En todo caso, los motores podrán ser exhibidos pero con los tanques vacíos.
      • No está permitido el depósito o exposición de materiales peligrosos, inflamables, explosivos e insalubres, que desprendan olores desagradables y que puedan ocasionar molestias a otros Expositores o al público visitante.
  9. Ingreso de materiales para decoración y exhibición

    El material de decoración y la mercadería de exhibición serán ingresados al Centro de Convenciones, a través de un listado firmado por el representante de la empresa Exhibidora y con detalle e identificación de cada equipo/objeto (código de barras, códigos de activo fijo, etc).

    Cada Exhibidor se compromete a informar sobre el contenido de este Reglamento a las empresas que contratasen para la realización de los trabajos de transporte, carga y descarga de sus mercancías, así como de montaje y desmontaje.

  10. Actividades publicitarias en la zona de exhibiciones

    La distribución de folletos y material publicitario queda limitada al interior del Stand o área asignada y no está permitida en ningún otro lugar de las áreas de exposición. Está permitido el uso de medios ópticos y portátiles, siempre y cuando no molesten a Expositores situados en las inmediaciones o impidan la atención a visitantes.

  11. Atención del stand

    El Exhibidor queda comprometido a abrir su stand y tenerlo habilitado, todos los días, la menos 30 minutos antes de la hora de atención al público visitante (09:00 hrs) y a contar permanentemente con personal para atender al público hasta la hora del cierre (18:00 hrs.). De ser el caso que requiera establecer dos turnos de atención, deberá solicitar la acreditación necesaria.

    El Exhibidor deberá considerar la disposición por Ley que no permite la contratación de menores de edad, sin contar con la debida autorización legal, así como con la autorización de la organización.

    Por motivos de seguridad, El Exhibidor no podrá permanecer en la zona de Exhibición después de las 18:30 horas; caso contrario y sin distinción alguna, serán invitados a salir por los agentes de seguridad.

    Cada empresa exhibidora deberá presentar al equipo Organizador del Sun World, a su Jefe/a de Stand (responsable y punto focal de contacto), así como a cada persona que rotará o cumplirá la labor de atención en el stand, indicando para cada una de ell@s:

    • Nombres completos,
    • Nacionalidad,
    • Documento de Identidad,
    • Profesión,
    • Labor que realizará para la empresa/institución Exhibidora,
    • Fechas de participación en el evento,
    • Horario de participación en el evento.

    Todo ello en Formato simple de Declaración Jurada dirigido, al Equipo Organizador, dando fe de que ninguno de ellos presente antecedentes policiales o penales, sea en el Perú o en el extranjero.

    Todo su personal deberá solicitar su acreditación, además de portarla diariamente.

  12. Venta de materiales y/o productos

    No se permitirá la venta de productos o servicios ni por parte de los exhibidores ni por parte de sus visitantes/invitados.

    En el caso de productos, equipos y maquinarias, éstas solamente serán retiradas del recinto ferial después de la clausura del evento y en el día establecido para el desmontaje, contando con la documentación correspondiente para su retiro, así como una guía de transporte.

  13. Servicios adicionales

    1. Instalaciones Eléctricas

      La participación en stand, incluye suministro de electricidad con diferentes cargas, de 1,000 a 3,000 watts.

      Si El Exhibidor requiriese carga eléctrica adicional a la considerada en el espacio contratado, deberá comunicarla oportunamente y por escrito al Organizador, consultar la factibilidad de su uso, aún cuando los costos sean de cargo exclusivo del Exhibidor.

      Si se detectaran variaciones entre la carga y voltaje recibido junto con el stand, el ORGANIZADOR podrá sancionar al Exhibidor con el pago de una multa equivalente a una Unidad Impositiva Tributaria – UIT-

    2. Limpieza

      La limpieza general en la Feria estará a cargo del Organizador; sin embargo, el Expositor es responsable de la limpieza de su stand, para lo cual deberá contar con los implementos mínimos necesarios.

    3. Credenciales y/o Permiso de Ingreso

      Se extenderán Credenciales al Exhibidor y su personal, previamente presentado con un compromiso de no tener antecedentes policiales ni penales.

      • Permiso para Montaje/Desmontaje: Están destinadas al personal de construcción o instalación y son válidas únicamente durante el período de montaje y desmontaje.
      • Credencial de Exhibidor: El Organizador entregará al Exhibidor una cantidad determinada de credenciales, bajo la condición de registro previo.
    4. Vigilancia:

      El Departamento de Seguridad del Organizador tiene a su cargo la vigilancia general del recinto. Este servicio no incluye vigilancia de los módulos durante el horario establecido de exhibición.

      El Exhibidor que participe con un área individual podrá contratar su propia vigilancia durante el horario de Feria, sin que éste personal afecte el normal funcionamiento y discurrir de la actividad de exhibiciones. No está permitida la permanencia de vigilancia particular fuera del horario de exhibición. Los vigilantes contratados deberán ser aprobados por el Organizador y cumplir con las normas de seguridad establecidas.

      El Organizador no se hace responsable, por pérdidas o daños ocurridos en cualquiera de las áreas durante las horas de exhibición, montaje y desmontaje.

  14. Responsabilidades

    El Exhibidor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones del evento. Eventuales daños serán tasados por el Organizador y pagados por el Exhibidor antes de retirar sus bienes.

    El Exhibidor se compromete a presentar un stand accesible para personas con discapacidad, incluyendo obligatoriamente rampa de acceso para sillas de ruedas manuales y eléctricas.

    El Organizador no se responsabiliza por:

    • Hurtos o robos en los stands durante el horario de Exhibición.
    • Pérdida y/o daños en vehículos, equipos, mercadería, instalaciones, herramientas, Material de Decoración que El Exhibidor o sus contratistas hayan ingresado al Centro de Convenciones.
    • Accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por El Exhibidor.
    • Daños o perjuicios que el Exhibidor o su personal puedan ocasionar a terceras personas.
    • La caída de voltaje e interrupciones en el Suministro Eléctrico, que por razones de fuerza mayor pudieran suceder.
  15. Restricciones

    No será permitido ni autorizado:

    • Las ventas explícitas.
    • Exhibir o mencionar productos que no se ajusten al sector energético renovable.
    • Toda actividad o demostración de productos que causen peligro o pongan en riesgo la estadía de exhibidores y visitantes tales como humos, ruido excesivo, malos olores, uso de combustibles como gas, gasolina, diesel u otros productos similares.
    • Colocar en el friso del stand, direcciones u otra información, que no sea la razón social, comercial o marca debidamente registrada; o excederse de las medidas del mismo.
    • Hacer mención a otra compañía, sean o no exhibidoras.
    • Hacer propaganda política o de cualquier otra índole.
    • Ingresar alimentos de cualquier tipo para consumo del personal que atiende cada stand.
    • Compartir espacio de su stand con otra empresa o institución que no haya sido aceptada ni confirmada como Exhibidora.
  16. Difusión del evento

    Los Exhibidores deberán, junto con publicitar su participar en el Sun World 2019, colaborar extensivamente con la difusión del evento en sus canales digitales, bajo las siguientes indicaciones especiales:

    • En su sitio web: Colocando un banner enlazado a nuestra web, para ello, nuestra área de Comunicaciones les facilitará todos los lineamientos gráficos para la elaboración de dicha pieza.
    • En sus redes sociales:
  17. Adicionales

    Los Exhibidores deberán cumplir y respetar todas las instrucciones señaladas por el Organizador contenidas en este Reglamento, su eventual modificación y en cualquier documento nuevo que se pudiera generar.


¿Tiene preguntas? consulte nuestra sección de preguntas frecuentes.